Administratif

Un(e) assistant(e) au chef de service territorial protection de l’enfance - Compiègne

Maison Départementale de la Solidarité à Compiègne

  • Catégorie : B / D

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Finalité du poste 

  • L’Assistant(e) auprès du chef de service territorial Protection de l’Enfance contribue à la cohérence et à la mise en œuvre de l’organisation de l’équipe territoriale de protection ainsi qu’au suivi administratif des missions liées à la protection de l’enfance.
  • Il assure la coordination fonctionnelle avec les assistants des autres cadres.

Activités liées au poste 

Secrétariat – gestion – organisation administrative du service 

Gérer l’agenda du cadre territorial.et du cadre protection de l’enfance :

  • Prises de rendez-vous
  • Tenue de l’agenda
  • Accueil téléphonique et physique
  • Collaborer avec les autres secrétariats et partenaires

Gérer l’organisation de l’équipe protection de l’enfance 

  • Enregistrer le courrier
  • Gestion des congés (INCOVAR)
  • Transmission des ordres de mission, frais de déplacement, décharges de service, arrêts maladie….
  • Suivi des formations
  • Elaboration des tableaux de permanence pour les référents enfance famille
  • Elaboration et suivi de tableaux prévisionnels de congés
  • Tenue des dossiers du personnel, en ce qui concerne les documents pouvant être conservés en territoire
  • Contribuer à la gestion des stocks de fournitures
  • Centraliser les besoins de l’équipe  en matériel et mobilier
  • Recenser les travaux d’entretien ou autres
  • Contribuer à la gestion du parc automobile

Organisation et préparation des réunions internes au service :

  • Etablir les invitations
  • Réserver les salles
  • Participer et rédiger les comptes rendus
  • Elaborer les différents imprimés de fonctionnement
  • Rédiger certains courriers, convocations, rapports…
  • Assurer la diffusion de diverses informations
  • Elaborer et suivre les tableaux de bord, les statistiques
  • Collecter et globaliser, mettre en forme les statistiques de l’équipe et en rendre compte notamment à l’observatoire départemental de la protection de l’enfance.
  • Participer à l’élaboration du rapport d’activités et le dactylographier

Activités liées à la mission de protection de l’enfance 

Enfants confiés et mesures AED:

  • Suivi des effectifs (mise à jour de listes)
  • Régulation des répartitions des mesures liées aux enfants confiés et aux mesures AED aux assistantes administratives

Les assistants familiaux :

Sur le plan administratif :

  • Suivi du tableau des agréments en lien avec l’assistante du médecin responsable territorial
  • Suivi des effectifs des enfants accueillis en familles d’accueil 
  • Suivi des procédures recrutement (enregistrement et transmission), en lien avec le bureau des assistants familiaux
  • Suivi des procédures de licenciement en lien avec le bureau des assistants familiaux
  • Suivi des congés en lien avec le bureau des assistants familiaux
  • Transmission des demandes de formation
  • Courriers divers

Mise en œuvre de l’organisation territoriale :

  • Contribuer à assurer la permanence du service public en participant à des activités d’accueil ou de renfort ponctuel auprès d’autres équipes

Liste non exhaustive

Profil recherché 

Savoir 

  • Bonne connaissance de l’institution, de son fonctionnement, des règles et usages protocolaires
  • Formation dans le domaine de l’assistance administrative
  • Connaissance de l’Aide Sociale à l’Enfance et du statut des assistants familiaux

Savoir-faire 

  • Etre force de propositions
  • Savoir gérer les priorités et prendre des initiatives
  • Avoir une bonne maitrise de Word et Excel et des nouvelles technologies
  • Avoir une bonne qualité rédactionnelle
  • Etre à l’écoute, savoir conseiller et orienter

Savoir-être 

  • Qualités relationnelles, ouverture d’esprit
  • Autonomie
  • Sens de l’organisation
  • Disponibilité
  • Sens du travail en équipe
  • Rigueur dans la qualité du service rendu
  • Discrétion

Intéressé(e) et motivé(e) par ce poste ?

Merci d’adresser votre lettre accompagnée d’un CV détaillé, à :

Madame La Présidente du conseil départemental de l’Oise

Direction des ressources humaines-SMR

1 rue Cambry – CS80941 - 60024 BEAUVAIS CEDEX

Site Internet : www.oise.fr   courriel : contactdrh@oise.fr