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Un(e) assistant(e) administratif(ve) chef de service action sociale territoriale et insertion - Senlis

Domaine: Administratif

Référence de l'offre: 2003-135

ADMINISTRATIVE / catégorie B/C

La direction générale adjointe à la solidarité met en œuvre l’ensemble de la politique sociale du Conseil départemental. Elle intègre entre autre la Direction de l’action sociale territoriale et insertion qui a pour mission de Soutenir les publics les plus fragiles, mettre en œuvre les dispositifs et les politiques d’insertion sociale et professionnelle des publics en difficulté, lutter contre l’exclusion et la précarité.

Missions

  • Assister le chef de service dans la réalisation de ses missions.
  • Organiser pour le chef de service la gestion administrative et financière du service territorial Action Sociale et Insertion

Activités liées au poste

Assistance administrative et suivi des dossiers dans le cadre du pilotage global de la mission A.S.T.I à l’échelle du territoire par délégation du chef de service :

  • Organiser et gérer le planning du chef de service 
  • Préparer des fonds de dossiers en lien avec les diverses rencontres partenariales, réunions internes et autres comités
  • Suivre les commandes institutionnelles et territoriales. Assurer le suivi et la relance auprès des Cadres Technique Action Sociale et leurs assistantes. Faire respecter les délais
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers (conventions, procédures, notes de services etc…)
  • Réaliser les statistiques sur le PTLEIS, le rapport d’activité et les aides financières en lien avec les commandes institutionnelles.
  • Gérer le suivi des dépenses liées aux aides financières. Alerter le chef de service en cas de risque de dépassement des enveloppes
  • Enregistrer les courriers arrivés et départ et diffuser aux destinataires concernés (après visas du Chef de service), et gérer le flux de certains messages électroniques

Coordination en lien avec les assistantes des Cadres Techniques Action Sociale  (CTAS) :

  • Animer la ligne métier territoire d’assistantes CTAS par délégation du chef de service
  • Harmoniser les procédures existantes de la direction en matière de dispositifs  ou autres sur le territoire, les actualiser si besoin et les mettre à disposition de tous
  • Etre force de propositions pour instaurer des procédures internes en vue d'assurer le bon fonctionnement du service
  • Construire un outil et mettre à jour des outils pertinents pour faciliter la rédaction du rapport d’activité du service

Gestion administrative des ressources humaines :

  • Gérer administrativement les ressources humaines via les logiciels dédiés : 
  • Veiller à la mise à jour régulière de l’organigramme du service a
  • Accueillir avec le chef de service tous les nouveaux arrivants ASTI
  • Etre garant du suivi, de la gestion et de la transmission et réponses des demandes de renfort et/ou de remplacement

Profil recherché

Savoir: 

  • Connaissance des procédures règlementaires administratives et comptables 
  • Bonne connaissance de l'institution, de son fonctionnement et des règles et usages protocolaires
  • Connaissance de l’action sociale du Département et de son environnement institutionnel notamment en matière de RSA et de logement 
  • Formation dans le domaine de l'assistance administrative
  • Maîtrise de l’outil informatique : Excel, Word, logiciels Solis, Business Object…

Savoir-faire : 

  • Maîtriser les méthodes de prise de notes et savoir rédiger des courriers, des  documents  administratifs simples et des comptes rendus de réunions.
  • Capacité à comprendre, mémoriser et appliquer des procédures
  • Etre capable d'identifier et d'exploiter les diverses ressources d'information
  • Savoir gérer les priorités et prendre des initiatives
  • Savoir organiser et gérer un système de classement et d'archivage

Savoir-être :

  • Savoir organiser et planifier ses activités
  • Faire preuve de rigueur et de méthode 
  • Sens du travail en équipe 
  • Sens de la qualité du service public  
  • Loyauté institutionnelle

Conditions particulières

Disponibilité, discrétion et devoir de réserve

Accès à la fiche de poste complète sur demande via la messagerie sur contactdrh(at)oise.fr 

Conditions de recrutement

Rémunération : statutaire + régime indemnitaire sur 12 mois

Lieu de travail : SENLIS 

Moyen mis à disposition : logiciels bureautiques et spécifiques.

Temps de travail : temps complet – 35h00 hebdomadaire

Intéressé(e) et motivé(e) par ce poste ?

Merci d’adresser votre lettre de motivation accompagnée d’un CV détaillé sous la référence 2003-135, à :

 

Madame La Présidente du Conseil départemental de l’Oise

Direction des ressources humaines - SMR

1 rue Cambry – CS80941 - 60024 BEAUVAIS CEDEX

Site Internet : www.oise.fr     

Courriel : contactdrh(at)oise.fr 

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